Если используется компьютеризированная система, желательно копировать все файлы в конце рабочего дня. В случаях возникновения проблем с системой могут быть использованы копии компьютерных файлов.

Во многих кабинетах практикуется двойное копирование, при котором одна копия находится в офисе, а запасная — в другом защищенном месте; таким образом, в случае пожара или других катастроф файлы сохраняются.

Аккуратные, полностью заполненные карточки являются одним из признаков высокого качества лечения. Рентгенограммы должны храниться в отдельном месте.

Система ведения файлов (папок)

Может быть использована любая приемлемая система ведения, классификации и поиска амбулаторных карточек так, чтобы они безопасно хранились и быстро находились.

Общими для всех систем могут быть следующие рекомендации:

• чем проще система, тем легче с ней работать; наиболее простой считается алфавитная система с цветным кодированием;
• на каждой папке должны быть помечены Ф.И.О. пациента. Это предупреждает длительные поиски;
• должно быть адекватное число шифров, примерно один шифр на 5-10 папок (в зависимости от их размеров). Шифр указывается буквами или цифрами;
• необходимо создать адекватное рабочее место в каждом файле. Если папки и бумаги очень тесно заложены, то это затрудняет их поиск. Пространство в каждой секции должно быть примерно 10 см;
• полки и ящики должны быть четко и аккуратно помечены с указанием, что именно содержится на полке или в шкафу;
• полезно использовать закладки, подобно книжным. Когда папка удаляется, ее место занимает закладка. Это позволяет быстрее вернуть папки на место, а также обнаружить отсутствующие.

Хронологические файлы

Временные файлы подразделяются по месяцам и дням и используются для системы повторных вызовов или проведения каких-то процедур, которые должны быть сделаны в определенное время в текущем или следующем году.

Активные и неактивные файлы

Карточки пациентов являются постоянными. Это означает, что они никогда не разрушаются без специального разрешения стоматолога. Однако они могут разделяться на активные и неактивные карточки.

Активные карточки — это карточки пациентов, которые посетили кабинет в течение прошедших двух-трех лет. Такие карточки должны быть в пределах легкой доступности.

Неактивные карточки — это медицинские и иные документы, которые не используются постоянно и поэтому могут храниться в менее удобном месте.

Еще статья по теме: Система регистрации и учета пациентов в стоматологии