Регистрация повторных вызовов может производиться вручную или в компьютерной системе. В любом случае пациенты должны быть проинформированы по телефону или по почте о времени назначения за две недели.

Для экономии времени более приемлемо посылать пациенту почтовые открытки, чем предупреждать по телефону, однако телефонный разговор с пациентом более результативный для его явки на профилактический прием.

Расписание

Для составления обоснованного расписания стоматолог предоставляет регистратуре список всех планируемых процедур и время, требуемое для их выполнения.

Например, молодой врач может планировать примерно следующее время для выполнения процедур:

• осмотр — 30 мин;
• препарирование зуба под коронку — 60 мин;
• пломбирование четырех поверхностей — 60 мин;
• внутрикорневое лечение — 45 мин;
• удаление зуба — 30 мин;
• профессиональная гигиена (удаление зубного камня, полирование зуба) — 30 мин.

Из опыта работы стоматологов известно, что строгое нормирование работы врача может серьезно лимитировать продуктивность и качество.

Введение нормативов может привести к:

• устранению времени для обеда;
• беспорядку в кабинете;
• неразберихе в отношениях персонала;
• жалобам пациентов, если им пришлось долго ждать врача.

Если образовалась очередь пациентов, врач должен сохранять спокойствие, быть вежливым и не ссылаться на перегрузку. Тем временем регистратор или ассистент должен правильно оценить ситуацию, выбрать пациентов, нуждающихся в неотложной помощи, успокоить каждого пациента: “Вас пригласят при первой возможности”.

Паника врача в такой ситуации приведет к резкому уменьшению количества пациентов в будущем.

Пациенту, который не спал ночь от зубной боли, отказать нельзя, однако можно попросить немного подождать. Надо быть честным с пациентом.

В любой ситуации очень важно уделить максимальное внимание срочному пациенту. Пациент, который получил облегчение от зубной боли, расскажет дюжине людей, где он получил это облегчение.

Следовательно, приглашение неотложного пациента немедленно в кабинет означает обеспечение хорошей известности о частной практике.

Расписание должно быть гибким, зависеть от опыта врача и ассистента. В течение рабочего дня все время надо оценивать расписание, чтобы видеть его недостатки и вовремя корректировать.

Гибкое расписание позволяет:

• полностью заполнить рабочее время, что делает сотрудников занятыми и довольными. В конце дня врач и ассистенты удовлетворены объемом работы. Если появляется свободное время, то сотрудники скучают и расхолаживаются;
• экономить время пациента;
• полностью удовлетворить пациента, если все лечение закончено.